5 errores en la implementación de un BPM

El software de Business Process Management (BPM) crecerá hasta el 17,9% en 2021, alcanzando un mercado global de 12.012 millones de euros para la fecha. Unos datos muy positivos para la industria del software de gestión de procesos. Y es que la mejor prueba de que algo funciona es una demanda cada vez mayor.

Sin embargo, los índices de fracaso y/o descontento con las soluciones BPM, como en otros productos de software empresarial con cierta envergadura, son bastante elevados. Por eso es tan importante ser muy cuidadosos en la implementación de un BPM.

Hoy me gustaría compartir contigo los errores típicos en la implementación de un BPM con la finalidad de ayudarte a evitarlos en tu organización.

Los errores típicos de implementación en una solución de BPM

Algunos de los errores más comunes en los que incurren las organizaciones una y otra vez son los siguientes.

1. Adoptar un enfoque vertical en lugar de horizontal

Hay empresas con una organización más vertical que otras. Pero una de las características de la transformación digital es la de democratizar la información y los procesos dentro de las organizaciones.

A lo que me refiero con un enfoque vertical es uno orientado al “jefe”, ya sea el CEO o cualquier otro cargo con acceso a la C suite.

Los enfoques horizontales no solo mejoran los procesos, permitiendo el acceso a una base más amplia de empleados, incluso entre varios departamentos, sino que también permiten una mayor colaboración, una mejor distribución de roles, responsabilidades y tareas.

2. Elegir una opción errónea de despliegue del BPM

No es lo mismo realizar un despliegue (on premise) en una organización que dispone de su propia infraestructura de IT, sus propios servidores, sus propios técnicos, etc., que otro  (on cloud) en una organización que, por sus características, requiera alojar el software en la nube (por no hablar de las soluciones intermedias [appliance]).

A la hora de elegir una de estas opciones, en tu organización no solo debéis considerar las características actuales de la empresa; también dependerá del modelo de infraestructuras TIC que esperáis que tenga vuestra organización dentro de cinco o diez años.

En algunos casos, la opción más escalable puede requerir un cambio de planteamiento previo al despliegue del BPM.

3. Falta de colaboración de los “process owners”

Los directores de departamento deben colaborar en la consultoría y durante todas las fases de implementación de los procesos. Es importante que se establezca una relación de confianza y de comunicación. Solo así se podrán determinar los requerimientos en los procesos de cada departamento, identificar ajustes necesarios en las pruebas, etc.

Pero a menudo la colaboración no es todo lo fluida que debería, debido a las resistencias al cambio, el escepticismo respecto al proyecto, el miedo a perder el control sobre los procesos que se gestionan, etc.

La comunicación entre los responsables de departamento con los consultores y/o desarrolladores del BPM es crucial para completar una implementación satisfactoria que permita extraer el máximo potencial al software.

Una muy buena forma de mejorar la colaboración en la organización es una amplia participación de los implicados en los ciclos de validación donde cada uno vaya confirmando su posición y los detalles de su colaboración.

4. No utilizar una metodología adecuada y ágil para implantar el BPM

A parte de la opción de despliegue de la solución BPM, la metodología de implementación también es importante.

La metodología más adecuada depende siempre de cada proyecto. Pero las metodologías ágiles son las que mejores resultados ofrecen, porque:

1.     Hacen al cliente partícipe del proceso.
2.     Permiten una respuesta más rápida a los cambios.
3.     Garantizan la entrega de software funcional a intervalos.
4.     Suprimen las tareas innecesarias.
5.     Agilizan el proyecto y permiten reducir los tiempos de entrega.

Algunas de estas ventajas sobre las metodologías de implementación de software empresarial tradicionales pueden suponer la diferencia entre un proyecto que fracasa u otro que sale adelante con éxito.

5. No tomarse en serio la gestión del cambio

Y por último, uno de los errores que más influyen en el fracaso de una implementación de BPM: gestionar el cambio hacia el nuevo software de forma inadecuada sin reconocer el impacto en la forma de trabajar.

Cuando hablamos de gestión del cambio nos referimos, especialmente, a los problemas de adopción insuficiente del software, las resistencias al cambio o incluso el boicot de los empleados en los casos más extremos.

Una gestión inteligente del cambio se basará en la pedagogía como principal recurso para transmitir a los empleados la importancia de trabajar con el nuevo entorno, y les proporcionará toda la formación y la asistencia que necesiten.

Hasta aquí llegamos con los cinco errores típicos de implementación de un BPM. Si quieres ampliar información sobre el software de gestión de procesos, puedes consultar este post sobre las características fundamentales en todo sistema de BPM.

Y si estáis a punto de implementar una herramienta de Business Process Management en tu empresa y necesitáis  una consultoría o ayuda en alguna de las fases de implantación, ponte en contacto conmigo y veremos qué solución es la más adecuada vuestro caso.